Les 7 incontournables pour organiser une cérémonie de remise de trophées inoubliable

Publié le 2 mars 2022

Vous prévoyez une cérémonie de remise de trophées cette saison ? Laissez Altrum vous aider à vous préparer et à optimiser l’événement grâce à une liste rapide des choses à faire et à ne pas faire, afin que vous et vos invités puissiez profiter de l’événement et vous concentrer sur ce qui compte le plus : les lauréats des trophées!

Comme vous le savez peut-être déjà, célébrer et inspirer vos employés est l’une des choses les plus cruciales que votre organisation puisse faire pour motiver votre équipe et favoriser la réussite de votre entreprise. L’attribution de trophées dans le cadre de votre culture d’entreprise est essentielle lorsqu’il s’agit de commémorer des personnes – organiser une cérémonie de remise de prix est la cerise sur le gâteau ! Les cérémonies de remise de trophées donnent à vos employés l’occasion de se féliciter les uns les autres et de célébrer toutes leurs réalisations !

Toutefois, Altrum est dans le métier depuis assez longtemps pour comprendre que l’organisation de tels événements n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît. Bien sûr, il peut être facile de louer une salle ou de décorer le bureau pour accueillir une fête après le travail, mais ce sont les petites choses que vous ne prévoyez pas qui vous rattrapent.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment vous préparer pour un événement réussi, en vous assurant que tous les petits détails de votre cérémonie de remise de prix soient bien pensés et réglés d’avance !

7 détails cruciaux de la cérémonie de remise des prix à préparer et à organiser

1. Des trophées pour une cérémonie de remise de trophées!

Dans le tourbillon de l’organisation d’une cérémonie de remise de trophées impressionnante, il est très facile d’oublier quelque chose. Mais que ce ne soit pas vos trophées justement! Il ne faut pas non plus oublier de les remettre à temps pour l’événement.

Assurez-vous de passer en revue toutes vos options dans ce cas :

  • Vous pourrez les distribuer au bureau à vos lauréats avant d’aller célébrer.
  • Vous pourrez demander à votre fournisseur de les envoyer par la poste à un lieu spécifique, mais assurez-vous d’abord que quelqu’un soit présent pour recevoir la livraison.

Altrum est le leader du secteur en matière de création de trophées commémoratifs remarquables et mémorables. N’hésitez donc pas à consulter la boutique de récompenses exclusive d’Altrum pour choisir le trophée idéal pour votre prochaine célébration. Vous pouvez également y trouver tous les détails concernant le processus de conception et le calendrier de livraison.

2. Le plan budgétaire

L’une des premières étapes les plus importantes dans l’organisation d’une cérémonie de remise de prix est la rédaction d’une feuille de budget à allouer en conséquence. Vous devez travailler à partir des éléments les plus importants du budget, comme l’espace de l’événement, jusqu’aux plus petits éléments comme les décorations, sans oublier les taxes et les pourboires au personnel de l’événement !

Utilisez certaines de ces questions clés pour vous guider :

  • Combien avons-nous dépensé pour des événements comme celui-ci dans le passé ?
  • Combien d’argent puis-je dépenser par tête ?
  • Combien de trophées Altrum devons-nous commander ?

En vous posant certaines de ces questions, vous serez certainement en mesure de planifier à l’avance et d’établir un plan budgétaire précis.

3. Choisissez un espace adéquat pour l’événement

La première impression est tellement importante ! Je suis sûr que vous ne voulez pas entendre un invité dire : « C’est quoi cet endroit ? » Choisir le bon lieu ou l’emplacement est la partie la plus critique de l’organisation d’un événement, en particulier d’une cérémonie de remise de trophées. Le site de votre célébration doit correspondre au ton de la cérémonie, et à la scène si vous envisagez d’en avoir une.

Si vous organisez une petite fête, vous pouvez envisager d’organiser l’événement dans un cadre plus intimiste. Vous ne voulez pas disposer de trop d’espace pour donner l’impression que les gens ne sont pas venus, mais vous ne voulez pas non plus vous retrouver dans un endroit où les invités ne se sentiraient pas à l’aise. (Le COVID-19 existe toujours, non ?)

Gardez également à l’esprit l’endroit où vous vous trouvez. Si vous êtes dans un environnement urbain, vous voudriez peut-être choisir un endroit proche des transports en commun. Si vous êtes dans une zone plus rurale, assurez-vous qu’il y a un stationnement accessible.

4. Prévoyez la nourriture et les boissons…comme il se doit

La meilleure façon de préparer cette partie de l’événement est de faire en sorte que vos invités répondent à temps à l’invitation afin que vous puissiez planifier en conséquence. Il peut également être utile d’avoir une idée générale du nombre d’invités en se promenant dans le bureau et en posant des questions. Pensez aussi à savoir s’il y aura des accompagnateurs! À partir de là, vous pouvez estimer 2 à 3 portions par personne. En cas de doute, préparez 10 à 15 portions supplémentaires, pour plus de sécurité.

Restrictions alimentaires – Il n’y a rien de pire que d’avoir quelqu’un (ou un groupe de personnes) qui n’a pas d’autres options alimentaires adaptées à son régime lors d’une célébration. Il est très courant de nos jours que les gens aient des restrictions alimentaires. Certaines sensibilités alimentaires sont assez graves, comme les allergies au gluten, tandis que d’autres ont simplement une préférence, comme les végétaliens, les végétariens, etc. Il est important de poser ces questions à l’avance et de se préparer en conséquence.

Boissons – N’oubliez pas que ce n’est pas tout le monde voudra consommer une boisson alcoolisée. Veillez à proposer différentes options à vos invités. Vous pouvez par exemple approvisionner votre bar en cidre mousseux si un toast au champagne est prévu!

L’eau – Simple, mais facile à oublier! Il n’y a pas grand-chose à dire ici, si ce n’est qu’il faut s’assurer que le lieu de l’événement dispose de suffisamment d’eau pour les personnes présentes. S’il y a de la nourriture et des boissons, il faut s’assurer que tout le monde reste hydraté!

Créez l'ambiance avec de la musique

5. Créez l’ambiance avec de la musique

La musique est cruciale car elle donne le ton de votre événement : sera-t-elle dynamique et divertissante ou relaxante et classique ? Elle sera diffusée en fond sonore pendant toute la durée de l’événement, alors planifiez-la correctement. C’est à vous de décider ce que vous pensez que votre équipe et vos invités préfèrent. Dans tous les cas, créez votre propre liste de lecture ou trouvez-en une toute prête en ligne à télécharger.

Si vous n’êtes pas certain de la direction à prendre, Altrum vous recommande du jazz !

6. Les calendriers de la réussite

Il est important de planifier l’agenda de votre cérémonie ainsi que la durée des discours. En règle générale, plus les employés sont haut placés dans l’entreprise, plus le discours sera long. Par exemple, si vous rendez hommage à deux employés, dont l’un travaille pour l’entreprise depuis 3 ans et l’autre depuis 15 ans, il y a de fortes chances qu’il y ait un peu plus à dire sur l’étape des 15 ans.
Vous devez également prévoir suffisamment de temps pour que l’événement commence. Nous connaissons tous le dicton « arriver en retard comme il se doit ». C’est encore le cas pour les cérémonies de remise de prix aux employés. Veillez donc à prévoir au moins 30 minutes pour donner aux invités le temps d’arriver et de se mêler à la foule avant le début des festivités.

Vous pourriez penser que 2 à 3 heures sont suffisantes pour un événement de remise de trophées, mais d’après notre expérience, il est préférable d’établir un agenda « souple ». En d’autres termes, prévoyez suffisamment de temps pour que les gens puissent s’amuser, et attendez-vous à ce que certains éléments prennent quelques minutes de retard ici et là, juste au cas où.

7. Communications et rappels pré-cérémonie

Avant la cérémonie de remise des trophées, il est préférable d’envoyer un rappel de l’événement. Envisagez d’envoyer un courriel contenant toutes les informations essentielles, telles que l’heure de début et l’itinéraire. Ce processus peut également vous donner une idée plus précise des personnes qui seront présentes, des personnes qui ont répondu à l’invitation à la dernière minute ou qui ne pourront malheureusement pas être présents.

En fin de compte, ce qui importe le plus pour cet événement, ce sont les personnes honorées et les lauréats ! Cette célébration est pour eux après tout.

Quel que soit l’endroit où se déroule votre événement, nous sommes certains que vous et vos invités passerez un moment formidable ! Il vous suffit de suivre la liste ci-dessus pour que votre cérémonie se déroule sans encombre et avec succès. Dans la planification d’une soirée chargée, une chose sur laquelle vous pouvez toujours compter est qu’Altrum est là pour vous, prêt à vous accompagner dans vos moments avec des trophées extraordinaires. Obtenez votre trophée personnalisé dès aujourd’hui !

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